همانطوری که طفل در موقع تولد احتیاج به اعلام و اخذ شناسنامه دارد، شرکت تجاری که دارای شخصیت مستقل از شرکاء می باشد، در موقع تاسیس باید به اداره ثبت اعلام گردد تا در دفاتر ثبت شرکت ها ثبت گردد و تاسیس شرکت به اطلاع عموم برسد. همانطوری که شناسنامه طفل را به دنیا نمی آورد، ثبت شرکت نیز طبق قانون تجارت ایران مولد شخصیت حقوقی نیست ، بلکه ثبت شرکت تایید وجود شرکت است که قبل از ثبت تاسیس شده و شخصیت حقوقی پیدا کرده است. زیرا ماده 583 قانون تجارت بدون اشاره به ثبت شرکت ها مقرر می دارد : ” کلیه شرکت های تجاری مذکور در این قانون شخصیت حقوقی دارند “. در صورتیکه در ماده بعد شخصیت حقوقی تشکیلات و موسسات غیرتجاری را موکول به تاریخ ثبت می کند. بنابراین ثبت شرکت تایید وجود شرکت است منتهی اگر در ثبت شرکت تعلل شود، موسسان و مدیران شرکت مدارک لازم را برای معرفی شرکت در دست ندارند و نمی توانند وجود شرکت را رسماُ تایید کنند. علاوه بر آن عدم ثبت شرکت علاوه بر جرایمی که در قانون ثبت شرکت ها برای عدم ثبت شرکت مقرر شده است ممکن است شرکاء را مشمول ماده 220 قانون تجارت کند. زیرا در شرکت های ثبت نشده مسئولیت شرکاء نسبت به تعهدات شرکت مسئولیت تضامنی است. قانون تجارت مدت معینی برای ثبت شرکت بعد از تشکیل قائل نشده است بلکه ماده 195 بدون تعیین مهلتی مقرر می دارد : ” ثبت کلیه شرکت های مذکور در این قانون الزامی و تابع مقررات قانون ثبت شرکت ها می باشد “. ولی طبیعی است که به محض تشکیل نمی تواند شرکت را ثبت نمود. تکمیل مدارکی که برای ثبت شرکت لازم است، بررسی سطحی که اداره ثبت شرکت ها برای قانونی بودن و کافی بودن مدارک شرکت می نماید، چند روزی ثبت شرکت را به تعویض می اندازد و چون ماده 197 قانون تجارت مقرر می دارد : ” در ظرف ماه اول تشکیل هر شرکت خلاصه شرکتنامه و منضمات آن طبق نظامنامه وزارت عدلیه اعلان خواهد شد”. عملاَ رویه بر این جاری شده است که ثبت شرکت یا ثبت تغییرات شرکت که احتیاج به ثبت دارد باید حداکثر در ظرف یک ماه بعد از تاریخ تاسیس یا تصمیم مربوط به تغییر انجام گیرد، ولی عملیات شرکت و محاسبات آن از همان تاریخ تاسیس شروع می شود.
ماده 195 قانون تجارت مقرر می دارد که ثبت شرکت ها تابع مقررات قانون ثبت شرکت هاست.
قانون ثبت شرکت ها در تاریخ 11 خرداد ماه 1310 یعنی یازده ماه قبل از تصویب قانون تجارت به تصویب رسیده است که بیشتر مواد آن مربوط به ثبت شرکت های خارجی است. در اجرای قانون ثبت شرکت ها دو آیین نامه و چند ماده الحاقی به تصویب وزارت دادگستری رسیده است و میزان حق الثبت شرکت ها نیز چندین مرتبه به موجب قوانین مختلف افزایش یافته است.
برای آنکه اشخاصی که با شرکت های تجاری طرف معامله می باشند بتوانند از وضع شرکت اطلاع حاصل کنند، ماده 220 قانون تجارت مقرر می دارد : ” هرشرکت تجاری ایرانی مذکور در این قانون و هرشرکت خارجی که بر طبق قانون ثبت شرکت ها مصوب خرداد ماه 1310 مکلف به ثبت است باید در کلیه اسناد و صورت حساب ها و اعلانات و نشریات خطی یا چاپی خود در ایران تصریح نماید که در تحت چه نمره در ایران به ثبت رسیده والا محکوم به جزای نقدی از 200 تا 2000 ریال خواهد شد. این مجازات علاوه بر مجازاتی است که در قانون ثبت شرکت ها برای عدم ثبت مقرر است “. و ماده 26 آیین نامه قانون ثبت شرکت ها مصوب 16 / 3/ 1310 نیز مراجعه به دفاتر شرکت ها اعم از ایرانی و خارجی را برای عموم آزاد می داند و هر ذینفعی می تواند از مندرجات آن سواد مصدق تحصیل کند.
بدین ترتیب اشخاصی که با شرکت طرف می باشند با در دست داشتن شماره ثبت می توانند به اداره ثبت شرکت ها مراجعه نموده و هرگونه اطلاعات لازم را درباره شرکت تحصیل کنند.
در اداره ثبت شرکت ها دو نوع دفتر ثبت وجود دارد ، یکی دفتر ثبت شرکت های داخلی که در آن شرکت های ایرانی به ثبت می رسد و دیگر دفتر ثبت شرکت های خارجی که در آن شرکت های خارجی به ثبت می رسد.
شرکت های تجاری که تقاضای ثبت می نمایند به ترتیب تاریخ در تحت شماره معینی به ثبت می رسد. در دفتر ثبت برای ثبت هر شرکت لااقل چهار صفحه سفید تخصیص داده می شود و کلیه شعب شرکت که تقاضای ثبت آن می گردد و همچنین تغییراتی که باید مطابق قانون و آیین نامه های مربوطه به ثبت برسد، به تدریجی که حاصل می شود ذیل خود شرکت در صفحات مذکوره فوق به ثبت می رسد. چنانچه صفحات مزبور پر شود صفحات دیگری در دفاتر بعدی به شرکت تخصیص داده می شود و ذیل صفحه ای که پر شده است شماره صفحه ای که باید به آن مراجعه گردد ذکر می شود.
برای هرشرکت پرونده مخصوصی در اداره ثبت شرکت ها تشکیل می گردد و در پرونده مزبور برای خود شرکت و هریک از شعب آن یک لفافه اختصاص داده می شود. تقاضانامه و اظهارنامه و هرسندی که ضمیمه آن است در لفاف مخصوص شرکت یا شعبه آن ضبط می گردد و پس از آن یک نسخه از هر اظهارنامه یا تقاضانامه دیگری که راجع به تغییرات باشد و همچنین کلیه اوراق که راجع به آن شرکت یا شعبه یا نماینده آن باشد، در پرونده مزبور و در لفاف مخصوص خود ضبط می شود.

ثبت شرکت ثبتیکال - https://sabticall.com